SIAMO PRONTI PER LA FATTURA ELETTRONICA? VEDIAMO DI CAPIRNE UN PO’ DI PIU’
La fattura elettronica sarà obbligatoria a partire dal 1° gennaio 2019 per gli operatori IVA, soggetti residenti o stabiliti in Italia, nella cessione di beni e prestazioni di servizi, sia con riferimento agli altri operatori IVA (operazioni B2B) sia con riferimento ai consumatori finali (B2C). Sono esenti dall’obbligo i PICCOLI AGRICOLTORI già esonerati dall’obbligo della fatturazione e coloro che appartengono al REGIME DI VANTAGGIO (ex regime dei minimi) e FORFETTARIO.
Attenzione però: tali soggetti saranno esonerati dall’obbligo della fattura elettronica solo per le fatture emesse, ma potrebbero essere in ogni caso interessati alla ricezione delle fatture elettroniche per quanto riguarda gli acquisti.
Vediamo di capire un po’ di più in cosa consiste la FATTURA ELETTRONICA. Si tratta di un documento informatico (formato XML) trasmesso in modalità telematica all’AGENZIA DELLE ENTRATE che si avvale, per questo scopo, di un SISTEMA DI INTERSCAMBIO (SdI) che, oltre a ricevere la fattura dall’emittente, si preoccuperà di inoltrarla al destinatario. A partire dal 1° gennaio 2019 tutte le fatture emesse in un formato diverso da quello elettronico, saranno considerate non emesse.
Per poter convertire la normale fattura in FATTURA ELETTRONICA occorre un programma che consenta la compilazione del file della fattura nel formato XML. L’Agenzia Delle Entrate ha messo a disposizione tre programmi gratuiti, in alternativa è possibile utilizzare software privati (soprattutto quelli rilasciati dagli stessi produttori dei software gestionali per predisporre le fatture ).
I dati obbligatori da riportare nella fattura elettronica sono gli stessi che si riportavano nelle fatture cartacee, ma accanto a questi comparirà l’obbligo di indicazione dell’INDIRIZZO TELEMATICO dove il cliente vuole gli venga consegnata la fattura. Dovrà essere redatta usando esclusivamente un PC, un TABLET o uno SMARTPHONE e dovrà essere trasmessa in modalità elettronica al SdI dell’Agenzia Delle Entrate.
Il Sistema di Interscambio (SdI), è una sorta di “postino” che, quindi, riceverà le fatture dal fornitore (o chi per lui le trasmette) e, dopo un controllo formale delle stesse, le consegnerà al cliente (o chi per lui le riceve).
Come qualsiasi “postino”, anche il SdI deve sapere l’indirizzo dove recapitare la fattura; per questo è necessario che, nel compilare i dati del cliente, venga inserito in fattura elettronica l’indirizzo telematico che il cliente ha comunicato al fornitore.
Tale indirizzo telematico può essere alternativamente:
- un indirizzo PEC, in tal caso il fornitore, nel compilare la fattura, dovrà inserire nel campo “Codice Destinatario” il valore “0000000” (sette volte zero) e nel campo “PEC Destinatario” l’indirizzo PEC comunicato dal cliente;
- un codice alfanumerico di 7 cifre, in tal caso occorrerà compilare solo il campo della fattura “Codice Destinatario” con il codice comunicato dal cliente;
- il codice numerico “0000000” (sette volte zero) qualora il cliente non abbia comunicato alcun indirizzo telematico (PEC o Codice Destinatario): in tal caso il fornitore dovrà ricordare al cliente che la fattura elettronica è recuperabile nella sua area riservata “Consultazione” del portale “Fatture e Corrispettivi” del sito dell’ Agenzia delle Entrate.
Per agevolare e rendere più sicuro il processo di consegna della fattura elettronica, l’Agenzia delle Entrate ha reso disponibile un servizio di pre-registrazione, con il quale le imprese e i professionisti possono comunicare “a monte” al postino SdI l’indirizzo telematico su cui ricevere di default tutte le loro fatture elettroniche, indipendentemente dall’indirizzo che il fornitore avrà compilato nella fattura.
Se non si è effettuata alcuna operazione di registrazione dell’indirizzo telematico con l’apposito servizio, il SdI (Sistema di Interscambio) consegnerà la fattura elettronica all’indirizzo telematico presente nella fattura stessa. Pertanto, la fattura elettronica verrà recapitata alla casella PEC (Posta Elettronica Certificata) ovvero al “Codice Destinatario (canale telematico FTP o Web Service)” che il cliente avrà comunicato al suo fornitore e che quest’ultimo avrà correttamente riportato nella fattura.
L’operatore IVA può decidere di ricevere la fattura ad un indirizzo PEC direttamente a lui intestato o su un canale telematico (FTP o Web Service) direttamente da lui gestito oppure può farla ricevere, per suo conto, da un soggetto terzo, solitamente un intermediario o un provider che offre servizi specifici proprio di trasmissione e ricezione delle fatture elettroniche.Il Sistema di Interscambio consegna le fatture elettroniche all’indirizzo PEC o sul canale telematico (FTP o Web Service) che legge dalla fattura, indipendentemente se questi sono direttamente riconducibili al cliente o meno.
Per quanto riguarda le modalità di trasmissione, la fattura elettronica può essere trasmessa direttamente dall’Operatore IVA oppure quest’ultimo può farla trasmettere, per suo conto, da un soggetto terzo, solitamente un intermediario o un provider che offre servizi specifici proprio di trasmissione e ricezione delle fatture elettroniche.
La creazione di un “canale telematico” FTP o Web Service autonomo da parte dell’Operatore Iva deve essere effettuata solo se un’azienda intende creare un canale telematico dedicato e sempre attivo (canale di tipo FTP o Web-Service) tra i suoi server e il Sistema di Interscambio.
Questa procedura, quindi, è rivolta a quegli operatori caratterizzati da un particolare grado di informatizzazione, capaci di gestire con continuità e con costante presidio di personale il sistema informativo collegato al SdI e che devono trasmettere un numero molto rilevante di fatture elettroniche.
Una volta che il file della fattura elettronica è stato trasmesso al SdI (Sistema di Interscambio), quest’ultimo esegue alcuni controlli e, se tali controlli sono superati, trasmette il file all’indirizzo telematico presente nella fattura. I tempi in cui il SdI effettua le operazioni di controllo e consegna della fattura possono variare da pochi minuti ad un massimo di 5 giorni.
I controlli che il Sistema di Interscambio esegue sulla Fattura elettronica sono i seguenti:
- verifica che siano presenti almeno le informazioni minime obbligatorie previste per legge,
- verifica che i valori della partita Iva del fornitore (cedente/prestatore) e della partita Iva oppure del Codice Fiscale del cliente (cessionario/committente) siano esistenti, cioè presenti in Anagrafe Tributaria
- verifica che sia inserito in fattura l’indirizzo telematico dove recapitare il file, cioè che sia almeno compilato il campo «Codice Destinatario»
- verifica che ci sia coerenza tra i valori dell’imponibile, dell’aliquota e dell’Iva
Per tutte le fatture elettroniche inviate a privati (altri operatori Iva o consumatori finali), il SdI accetta anche file non firmati digitalmente.
Se uno o più dei controlli sopra descritti non andasse a buon fine, il SdI “scarta” la fattura elettronica e invia al soggetto che ha trasmesso il file una ricevuta di scarto all’interno della quale sarà anche indicato il codice e una sintetica descrizione del motivo dello scarto. La ricevuta di scarto viene trasmessa dal SdI alla medesima PEC o al medesimo canale telematico (FTP o Web Service) da cui ha ricevuto la fattura elettronica. Spetterà poi all’emittente della fattura comunicare tempestivamente all’acquirente lo scarto della medesima e la messa a disposizione della fattura nell’Area Riservata del Portale “Fatture e corrispettivi” del sito dell’Agenzia delle Entrate.
Se i controlli sopra descritti vanno a buon fine, il SdI recapita la fattura elettronica all’indirizzo telematico che legge nel file della fattura (campi “Codice Destinatario” e “PEC Destinatario”) e invia al soggetto che ha trasmesso il file una ricevuta di consegna all’interno della quale sono indicate la data e l’ora esatta in cui è avvenuta la consegna.
Inoltre, un duplicato della fattura elettronica è sempre messo a disposizione sia del cliente che del fornitore nelle loro rispettive aree riservate di “Consultazione – Dati rilevanti ai fini iva del portale “Fatture e Corrispettivi” del sito dell’Agenzia delle Entrate. Il duplicato della fattura elettronica ha lo stesso valore giuridico del file originale della fattura.
La fattura si considera emessa nel momento in cui questa supera i controlli del SDI, indipendentemente che venga recapitata o meno al destinatario.
Per legge (art. 39 del Dpr n. 633/1972) sia chi emette che chi riceve una fattura elettronica è obbligato a conservarla elettronicamente.
La conservazione elettronica, tuttavia, non è la semplice memorizzazione su computer del file della fattura, bensì un processo regolamentato tecnicamente dalla legge (CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale).
Con il processo di conservazione elettronica a norma, infatti, si avrà la garanzia, negli anni, di non perdere mai le fatture, riuscire sempre a leggerle e, soprattutto, poter recuperare in qualsiasi momento l’originale della fattura stessa (così come degli altri documenti informatici che si decide di portare in conservazione).
Il processo di conservazione elettronica a norma è usualmente fornito da operatori privati certificati facilmente individuabili in internet; tuttavia, l’Agenzia delle Entrate mette gratuitamente a disposizione un servizio di conservazione elettronica a norma per tutte le fatture emesse e ricevute elettronicamente attraverso il Sistema di Interscambio.
Fonti:
SEAC
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