SIAMO PRONTI PER LA FATTURA ELETTRONICA? VEDIAMO DI
CAPIRNE UN PO’ DI PIU’
La fattura elettronica sarà obbligatoria a partire dal
1° gennaio 2019 per gli operatori IVA,
soggetti residenti o stabiliti in Italia, nella cessione di beni e prestazioni
di servizi, sia con riferimento agli altri operatori IVA (operazioni B2B) sia con riferimento ai
consumatori finali (B2C). Sono esenti dall’obbligo i PICCOLI AGRICOLTORI già
esonerati dall’obbligo della fatturazione e coloro che appartengono al REGIME
DI VANTAGGIO (ex regime dei minimi) e FORFETTARIO.
Attenzione però:
tali soggetti saranno esonerati
dall’obbligo della fattura elettronica solo per le fatture emesse, ma potrebbero
essere in ogni caso interessati alla ricezione delle fatture elettroniche per
quanto riguarda gli acquisti.
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Vediamo di capire un po’ di più in cosa consiste la
FATTURA ELETTRONICA. Si tratta di un documento informatico
(formato XML) trasmesso in modalità
telematica all’AGENZIA DELLE ENTRATE che si avvale, per questo scopo, di un
SISTEMA DI INTERSCAMBIO (SdI) che, oltre a ricevere la fattura
dall’emittente, si preoccuperà di inoltrarla al destinatario. A
partire dal 1° gennaio 2019 tutte le fatture emesse in un formato diverso da
quello elettronico, saranno considerate non emesse.
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Per poter convertire la normale fattura in FATTURA
ELETTRONICA occorre un programma che consenta la compilazione del file della
fattura nel formato XML. L’Agenzia Delle Entrate ha messo a disposizione tre
programmi gratuiti, in alternativa è possibile utilizzare software privati
(soprattutto quelli rilasciati dagli stessi produttori dei software gestionali
per predisporre le fatture ).
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I dati obbligatori da riportare nella fattura
elettronica sono gli stessi che si
riportavano nelle fatture cartacee, ma accanto a questi comparirà l’obbligo di
indicazione dell’INDIRIZZO TELEMATICO dove il cliente vuole gli venga consegnata la fattura. Dovrà essere redatta usando esclusivamente un
PC, un TABLET o uno SMARTPHONE e dovrà essere trasmessa in modalità elettronica
al SdI dell’Agenzia Delle Entrate.
Il Sistema di Interscambio (SdI), è una sorta di "postino" che,
quindi, riceverà le fatture dal fornitore (o chi per lui le trasmette) e, dopo
un controllo formale delle stesse, le consegnerà al cliente (o chi per lui le
riceve).
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Come
qualsiasi "postino", anche il SdI deve sapere l'indirizzo dove
recapitare la fattura; per questo è necessario che, nel compilare i dati del cliente,
venga inserito in fattura elettronica l'indirizzo telematico che il
cliente ha comunicato al fornitore.
Tale indirizzo telematico può essere alternativamente:
- un indirizzo PEC, in tal caso il fornitore, nel
compilare la fattura, dovrà inserire nel campo "Codice
Destinatario" il valore "0000000" (sette volte
zero) e nel campo "PEC Destinatario" l'indirizzo PEC
comunicato dal cliente;
- un codice alfanumerico di 7
cifre, in
tal caso occorrerà compilare solo il campo della fattura "Codice
Destinatario" con il codice comunicato dal cliente;
- il codice numerico
"0000000" (sette volte zero) qualora il cliente non abbia
comunicato alcun indirizzo telematico (PEC o Codice Destinatario): in tal
caso il fornitore dovrà ricordare al cliente che la fattura elettronica è
recuperabile nella sua area riservata "Consultazione" del portale
"Fatture e Corrispettivi" del sito dell’ Agenzia delle Entrate.
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Per
agevolare e rendere più sicuro il processo di consegna della fattura
elettronica, l'Agenzia delle Entrate ha reso disponibile un servizio di
pre-registrazione, con il quale le imprese e i professionisti possono
comunicare "a monte" al postino SdI l'indirizzo telematico su cui
ricevere di default tutte le loro fatture elettroniche, indipendentemente
dall'indirizzo che il fornitore avrà compilato nella fattura.
Se non si è
effettuata alcuna operazione di registrazione dell'indirizzo telematico con
l'apposito servizio, il SdI (Sistema di
Interscambio) consegnerà la fattura elettronica all'indirizzo telematico
presente nella fattura stessa. Pertanto, la fattura elettronica verrà
recapitata alla casella PEC (Posta Elettronica Certificata) ovvero al
"Codice Destinatario (canale telematico FTP o Web Service)" che il
cliente avrà comunicato al suo fornitore e che quest'ultimo avrà correttamente
riportato nella fattura.
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L'operatore IVA può decidere di
ricevere la fattura ad un indirizzo PEC direttamente a lui intestato o su un
canale telematico (FTP o Web Service) direttamente da lui gestito oppure può
farla ricevere, per suo conto, da un soggetto terzo, solitamente un
intermediario o un provider che offre servizi specifici proprio di trasmissione
e ricezione delle fatture elettroniche.Il Sistema
di Interscambio consegna le fatture elettroniche all'indirizzo PEC o sul canale
telematico (FTP o Web Service) che legge dalla fattura, indipendentemente se
questi sono direttamente riconducibili al cliente o meno.
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Per quanto riguarda le modalità di trasmissione, la fattura elettronica può essere
trasmessa direttamente dall’Operatore IVA oppure quest’ultimo può
farla trasmettere, per suo conto, da un soggetto terzo, solitamente un intermediario
o un provider che offre servizi specifici proprio di trasmissione e ricezione
delle fatture elettroniche.
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La creazione di un "canale telematico" FTP o Web Service autonomo da
parte dell’Operatore Iva deve essere effettuata solo se un'azienda intende
creare un canale telematico dedicato e sempre attivo (canale di tipo FTP o
Web-Service) tra i suoi server e il Sistema di Interscambio.
Questa procedura,
quindi, è rivolta a quegli operatori caratterizzati da un particolare grado di
informatizzazione, capaci di gestire con continuità e con costante presidio di
personale il sistema informativo collegato al SdI e che devono trasmettere un
numero molto rilevante di fatture elettroniche.
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Una volta
che il file della fattura elettronica è stato trasmesso al SdI (Sistema di
Interscambio), quest'ultimo esegue alcuni controlli e, se tali controlli sono
superati, trasmette il file all’indirizzo telematico presente nella fattura. I
tempi in cui il SdI effettua le operazioni di controllo e consegna della
fattura possono variare da pochi minuti ad un massimo di 5 giorni.
I controlli
che il Sistema di Interscambio esegue sulla Fattura elettronica sono i
seguenti:
- verifica che
siano presenti almeno le informazioni minime obbligatorie previste per legge,
- verifica che
i valori della partita Iva del fornitore (cedente/prestatore) e della partita
Iva oppure del Codice Fiscale del cliente (cessionario/committente) siano
esistenti, cioè presenti in Anagrafe Tributaria
- verifica che sia inserito in
fattura l’indirizzo telematico dove recapitare il file, cioè che sia
almeno compilato il campo «Codice Destinatario»
- verifica che ci sia coerenza
tra i valori dell'imponibile, dell'aliquota e dell'Iva
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Per tutte le
fatture elettroniche inviate a privati (altri operatori Iva o consumatori finali), il SdI
accetta anche file non firmati digitalmente.
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Se uno o più
dei controlli sopra descritti non andasse a buon fine, il SdI "scarta" la
fattura elettronica e invia al soggetto che ha trasmesso il file una ricevuta
di scarto all'interno della quale sarà anche indicato il codice e una
sintetica descrizione del motivo dello scarto. La ricevuta di scarto viene
trasmessa dal SdI alla medesima PEC o al medesimo canale telematico (FTP o Web
Service) da cui ha ricevuto la fattura elettronica. Spetterà poi all’emittente
della fattura comunicare tempestivamente all’acquirente lo scarto della
medesima e la messa a disposizione della fattura nell’Area Riservata del
Portale “Fatture e corrispettivi” del sito dell’Agenzia delle Entrate.
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Se
i controlli sopra descritti vanno a buon fine, il SdI recapita la fattura
elettronica all'indirizzo telematico che legge nel file della fattura
(campi "Codice Destinatario" e "PEC Destinatario") e invia
al soggetto che ha trasmesso il file una ricevuta
di consegna all'interno della quale sono indicate la data e
l'ora esatta in cui è avvenuta la consegna.
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Inoltre, un duplicato della fattura
elettronica è sempre messo a disposizione sia del cliente che del fornitore
nelle loro rispettive aree riservate di "Consultazione – Dati rilevanti ai
fini iva del portale "Fatture e Corrispettivi" del sito dell’Agenzia
delle Entrate. Il duplicato della fattura elettronica ha lo
stesso valore giuridico del file originale della fattura.
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La
fattura si considera emessa nel momento
in cui questa supera i controlli del SDI, indipendentemente che venga
recapitata o meno al destinatario.
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Per legge
(art. 39 del Dpr n. 633/1972) sia chi emette che chi riceve una fattura
elettronica è obbligato a conservarla
elettronicamente.
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La
conservazione elettronica, tuttavia, non è la semplice memorizzazione su
computer del file della fattura, bensì un processo regolamentato tecnicamente
dalla legge (CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale).
Con il processo di conservazione elettronica a norma, infatti, si avrà la
garanzia, negli anni, di non perdere mai le fatture, riuscire sempre a leggerle
e, soprattutto, poter recuperare in qualsiasi momento l’originale della fattura
stessa (così come degli altri documenti informatici che si decide di portare in
conservazione).
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Il processo
di conservazione elettronica a norma è usualmente fornito da operatori privati
certificati facilmente individuabili in internet; tuttavia, l'Agenzia delle
Entrate mette gratuitamente a disposizione un servizio di conservazione
elettronica a norma per tutte le fatture emesse e ricevute elettronicamente
attraverso il Sistema di Interscambio.
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Fonti:
www.agenziaentrate.gov.it
www.money.it
SEAC
